2018年恰逢萬(wàn)達(dá)集團(tuán)成立30周年，集團(tuán)從2018年初就啟動(dòng)了會(huì)務(wù)籌備工作，在氛圍營(yíng)造、參會(huì)體驗(yàn)、科技創(chuàng)新等方面下足了功夫，為境內(nèi)外600多名參會(huì)代表呈現(xiàn)了一場(chǎng)完美的年會(huì)。
1月12至13日，在集團(tuán)總部的指導(dǎo)和各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的大力支持，以及青島文華、嘉華酒店等單位的密切配合下，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)30周年年會(huì)在青島東方影都會(huì)議中心成功舉辦。本次年會(huì)，贏得了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可及參會(huì)代表的熱情贊揚(yáng)，一致認(rèn)為本次年會(huì)會(huì)務(wù)組織到位、安排周到，氛圍莊重又不失溫暖，是一屆讓人難忘、耳目一新的年會(huì)。
萬(wàn)達(dá)集團(tuán)年會(huì)，不僅在公司內(nèi)部響當(dāng)當(dāng)，也早已名聲在外。提起萬(wàn)達(dá)年會(huì)，大家想到的就是“三高”：高規(guī)格、高要求、高水準(zhǔn)，即高規(guī)格的接待、高要求的會(huì)務(wù)組織、高水準(zhǔn)的晚會(huì)節(jié)目。2018年又恰逢萬(wàn)達(dá)集團(tuán)成立30周年，集團(tuán)從2018年初就啟動(dòng)了會(huì)務(wù)籌備工作，在氛圍營(yíng)造、參會(huì)體驗(yàn)、科技創(chuàng)新等方面下足了功夫，為境內(nèi)外600多名參會(huì)代表呈現(xiàn)了一場(chǎng)完美的年會(huì)。
正所謂“臺(tái)上一分鐘，臺(tái)下十年功”，前臺(tái)的精彩綻放，看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上是多年來(lái)萬(wàn)達(dá)年會(huì)組織經(jīng)驗(yàn)的沉淀和創(chuàng)新辦法的匯聚。一場(chǎng)年會(huì)，一年準(zhǔn)備，每年的年會(huì)籌備工作都是一場(chǎng)征程。
節(jié)點(diǎn)堅(jiān)守目標(biāo)清晰
模塊計(jì)劃保駕護(hù)航
“20多個(gè)節(jié)目，每個(gè)節(jié)目都要經(jīng)歷近100個(gè)審核節(jié)點(diǎn)；61個(gè)安保關(guān)鍵點(diǎn)，10輪匯報(bào)，50人應(yīng)急小分隊(duì)；年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)歷經(jīng)3次，長(zhǎng)達(dá)20個(gè)小時(shí)現(xiàn)場(chǎng)接站演習(xí)；大宴會(huì)廳從會(huì)議形式變成56張餐桌的宴會(huì)廳，總共13分28秒，完成翻臺(tái)……”這一系列數(shù)字的背后，是一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)、是一個(gè)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、一個(gè)個(gè)要求。
萬(wàn)達(dá)年會(huì)為什么每年都可以高標(biāo)準(zhǔn)高水平運(yùn)行？這其中最大的法寶就是：272個(gè)模塊化節(jié)點(diǎn)。“模塊計(jì)劃”是萬(wàn)達(dá)集團(tuán)自創(chuàng)的工作方法，目前已廣泛應(yīng)用于萬(wàn)達(dá)人日常工作中。為了更好地籌備年會(huì)，多年來(lái)萬(wàn)達(dá)一直對(duì)年會(huì)實(shí)行著模塊計(jì)劃管理，每個(gè)模塊化節(jié)點(diǎn)都有明確的完成時(shí)間、工作標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，而且年年復(fù)盤、年年優(yōu)化。一張看似簡(jiǎn)單的模塊化Excel，已不單是工作標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)手冊(cè)那么簡(jiǎn)單，更是歷次年會(huì)的經(jīng)驗(yàn)和汗水的結(jié)晶。不論是誰(shuí)負(fù)責(zé)年會(huì)工作，只要參照模塊化節(jié)點(diǎn)表，就可以節(jié)奏明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的開展工作。模塊計(jì)劃，就像一臺(tái)精密運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)械設(shè)備，確保年會(huì)最終完美呈現(xiàn)。
高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求
打造萬(wàn)達(dá)“春晚”
坊間流傳“萬(wàn)達(dá)的年會(huì)像春晚一樣精彩”。其實(shí)，從節(jié)目質(zhì)量上，萬(wàn)達(dá)每年一度的年會(huì)盛典，真的和春晚不分伯仲。
一場(chǎng)盛大的晚會(huì)由一個(gè)個(gè)精彩的節(jié)目組成，從最初的節(jié)目創(chuàng)意，歷經(jīng)多輪研討、審核、排練、彩排，層層篩選、層層選拔，才最終成型。
每年3月至5月，年會(huì)節(jié)目組就啟動(dòng)當(dāng)年新春聯(lián)歡晚會(huì)的創(chuàng)意研討、頭腦風(fēng)暴工作，確定晚會(huì)總體基調(diào)、舞臺(tái)風(fēng)格和藝術(shù)方向。在此基礎(chǔ)上，節(jié)目組會(huì)在7月份組織開展面向全集團(tuán)的年會(huì)創(chuàng)意征集工作，各單位踴躍上報(bào)節(jié)目創(chuàng)意方案，并經(jīng)由集團(tuán)總部和導(dǎo)演組共同審核，篩選出的優(yōu)秀創(chuàng)意方案，統(tǒng)一在萬(wàn)達(dá)學(xué)院組織創(chuàng)意溝通和培訓(xùn)會(huì)。9月，經(jīng)過(guò)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)多次審核，確定最終進(jìn)入排練的節(jié)目名單。此后，歷經(jīng)3個(gè)多月的節(jié)目排練、LED視頻制作及審核，加上導(dǎo)演組過(guò)程中的深入指導(dǎo)，節(jié)目質(zhì)量不斷提升，過(guò)程之中質(zhì)量不高、排練效果不好的節(jié)目，也隨時(shí)被淘汰。
經(jīng)過(guò)層層篩選，2018年年會(huì)的23個(gè)節(jié)目終于來(lái)到青島，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)過(guò)單獨(dú)彩排和聯(lián)排，在對(duì)節(jié)目質(zhì)量進(jìn)行集中提升的同時(shí)，會(huì)將現(xiàn)場(chǎng)一些難以達(dá)到舞臺(tái)效果的節(jié)目淘汰，讓最精彩的節(jié)目登上年會(huì)舞臺(tái)。2018年，為了突出了萬(wàn)達(dá)集團(tuán)30年的核心主題，節(jié)目的編排還引入集團(tuán)30周年獻(xiàn)禮的《萬(wàn)達(dá)之歌》，使得年會(huì)節(jié)目更有觀賞性和感染力。
此外，今年的年會(huì)會(huì)務(wù)工作還從大處著眼、小處落筆，從內(nèi)到外為年會(huì)營(yíng)造了一種喜慶的“春晚”氛圍。今年的會(huì)議手冊(cè)和胸牌，主視覺(jué)都采用了紅色，并配上印有集團(tuán)“30周年”的金色LOGO，樣式美觀大方、莊重喜慶。節(jié)目單也借鑒了年會(huì)的整體VI元素，用主屏幕的黃色視覺(jué)作為節(jié)目單背面底色，配以30年的主題LOGO，正面用紅色及喜慶的燈籠襯托出了春節(jié)的氣氛。
在會(huì)場(chǎng)外圍，為烘托喜慶氛圍，集團(tuán)人力資源中心和企業(yè)文化中心聯(lián)合打造了一系列以紅色為主基調(diào)的展陳。酒店大堂“萬(wàn)達(dá)三十年，再創(chuàng)新輝煌”的巨幅紅色噴繪，會(huì)議室兩端的紅色LED屏循環(huán)放送的萬(wàn)達(dá)30年祝福語(yǔ)，酒店連廊陳列的紅色萬(wàn)達(dá)30年成就展展臺(tái)，吸引了大量的參會(huì)員工，紛紛合影留念，成了年會(huì)會(huì)場(chǎng)外名副其實(shí)的“打卡圣地”。
一系列喜慶元素的有序搭配，充滿節(jié)日氛圍，打造了一場(chǎng)有著獨(dú)特萬(wàn)達(dá)味兒的年度盛會(huì)。
好創(chuàng)意+高科技
玩法新穎便捷參會(huì)
求創(chuàng)新，一直是管理的高度追求。年會(huì)，作為萬(wàn)達(dá)集團(tuán)的一項(xiàng)重要工作，每年都會(huì)尋求創(chuàng)新與突破。今年，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織的集團(tuán)人力資源中心也為年會(huì)引入了一些新的玩法。
比如參會(huì)人員拿到的胸牌。集團(tuán)人力資源中心在胸牌背面置入二維碼，把所有個(gè)人的參會(huì)信息都包羅其中。只要掃描二維碼，就可以查詢到自己住宿、吃飯及參會(huì)流程等所有信息。所有信息的變更，在系統(tǒng)后臺(tái)便可實(shí)現(xiàn)，避免了反復(fù)更換物料；提高效率的同時(shí)，也節(jié)省了成本。
藏在二維碼背后的是今年新研發(fā)的微信版APP。除了顯示參會(huì)員工所有信息外，這款A(yù)PP還能清晰的顯示參加晚宴的布局及座次，整體年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)秩序井然。
更重要的是，這塊胸牌中植入了芯片。員工在通過(guò)安檢區(qū)域時(shí)，只要佩戴胸牌就可以無(wú)接觸式通過(guò)安檢門，自動(dòng)識(shí)別身份，便捷高效。
這么一張集30周年元素、個(gè)人信息、芯片于一體的紅色胸牌，參會(huì)代表紛紛將其作為30周年年會(huì)紀(jì)念珍藏。
復(fù)盤結(jié)果顯示，系統(tǒng)化線上統(tǒng)籌，確實(shí)把差錯(cuò)降到了最低，參會(huì)員工體驗(yàn)感也得到了大大的提高。
衣食住行精準(zhǔn)覆蓋
溫情服務(wù)無(wú)微不至
年會(huì)的后勤保障是各項(xiàng)工作的重中之重，萬(wàn)達(dá)集團(tuán)年會(huì)保障工作一直以無(wú)微不至的關(guān)懷和人性化服務(wù)著稱。
住宿方面，通過(guò)前期充分的準(zhǔn)備和溝通，做到免押金預(yù)授權(quán)入住、酒店短信提醒分時(shí)段預(yù)結(jié)房費(fèi)、免查房退房等保姆化服務(wù)，極大加快入住離店的辦理速度，沒(méi)有造成任何人員擁堵。
出行方面，通過(guò)交通信息平臺(tái)，由專人掌握車輛動(dòng)態(tài)，通過(guò)固定短信模板，展現(xiàn)車輛、乘車人、出發(fā)到達(dá)時(shí)間地點(diǎn)等詳盡信息，防止信息遺漏，方便信息調(diào)用。
就餐方面，餐券上詳細(xì)印制了用餐時(shí)間、地點(diǎn)、日期，背景圖案是各個(gè)酒店的建筑圖案，不同的酒店采用不用的餐券，保證了參會(huì)代表和工作人員的有序用餐。
保障方面，會(huì)務(wù)組提前進(jìn)行了潤(rùn)喉糖、胖大海沖劑、暖寶寶等藥品采購(gòu)，有效保障了與會(huì)人員的身體健康。會(huì)務(wù)組為所有參會(huì)演員購(gòu)買了人身意外保險(xiǎn)，此外，彩排起就安排了救護(hù)車和值班醫(yī)生24小時(shí)待命，直至年會(huì)順利結(jié)束。
事實(shí)證明，體貼入微的會(huì)員化服務(wù)，給所有參會(huì)人員帶來(lái)了賓至如歸的溫暖。
三十而立，萬(wàn)達(dá)又站在了新的起點(diǎn)。集團(tuán)30周年年會(huì)，是對(duì)萬(wàn)達(dá)成長(zhǎng)的獻(xiàn)禮，也是對(duì)萬(wàn)達(dá)年會(huì)組織工作成果的檢驗(yàn)。相信通過(guò)不斷創(chuàng)新、不斷突破，萬(wàn)達(dá)年會(huì)今后也一定會(huì)繼續(xù)辦成獨(dú)具特色令人難忘的年度盛典。